Я делаю так: В кабинете номер 501, есть несколько трубок объединенных в одну группу вызова с номером "501". Когда звонят на кабинет, все трубки начинают звонить.
Что бы не вспоминать какой номер у "той с потертыми кнопками", я набираю *8<номер_группы>.
Тоесть, в моем случае *8501.
Номер кабинета мои секретарши запомнить способны.